Повратните информации на работното место се неопходни за добра комуникација. Бидејќи секој член на тимот носи уникатни таленти, нивните перформанси може да се разликуваат. Конструктивните повратни информации се корисна алатка за претпоставените и соработниците да си помогнат едни на други, да најдат мотивација и да ги подобрат односите.
Што е конструктивен фидбек?
Конструктивниот фидбек е разговор со вработен или колега во кој ги истакнувате грижите, нудите конкретни примери и разговарате за начините за подобрување. Продуктивните повратни информации се корисни, некритични и вклучуваат предлози за активна промена. Добрите конструктивни повратни информации промовираат позитивни резултати и градат позитивна средина.
Конструктивните повратни информации можат да бидат корисни и меѓу соработниците. Кога одвојувате време да комуницирате едни со други, вашите намери и стилови на работа се јасни. Повратните информации се позитивен начин за подобро разбирање.
Кога да се даде конструктивен фидбек
Пред да дадете повратни информации, обидете се да одредите дали тоа е суштинско (однесувањето влијае на роковите или резултатите) или преференцијално (разлики во личноста или стилот на работа). Понекогаш решавањето на преференцијална грижа може да влијае на страста на една личност за работата. Запрашајте се дали разговорот може да почека, дали членот на тимот може сам да го реши проблемот без интервенција или дали тоа е само едноставна разлика во мислењата. Доколку е од суштинско значење конструктивните повратни информации, можете да организирате формален состанок или да започнете неврзан разговор.
Како да дадете конструктивен фидбек
За да дадете конструктивна повратна информација, разгледајте го следново:
- Давајте повратни информации лично наместо преку е-пошта
Можеби е соодветно да поканите некого на состанок со е-пошта, но разговорот треба да биде лично, ако е можно. Може да биде предизвик да се пренесе позитивен тон преку е-пошта.
- Размислете за вашата емоционална состојба
Кога нудите конструктивен фидбек, останете смирени и одмерени за да разбере другата личност дека сакате да му помогнете. Конструктивните повратни информации се најкорисни кога двете страни се отворени и спремни да имаат мирна дискусија.
- Изјавете ги вашите намери
Зборувајте емпатично, но бидете директни. Објаснете зошто сте ја поканиле личноста да разговара со вас. Погрижете се сето она што го кажувате да ја поддржува причината поради која сакате да дадете повратни информации. Ако сакате да давате комплименти, погрижете се да бидат искрени.
- Наведете конкретни примери
Опишете ги вашите набљудувања и сите проблеми кои произлегуваат од нив. Користете специфичен јазик, како на пример: „Забележав дека вашата работа не е внесена во групната табела“ или „Забележав дека ги пропуштивте последните два состаноци поради доцнење“. Ако имате повеќе од една грижа, бидете селективни и дадете приоритет на оние кои имаат најголемо влијание врз работата. Насочете ги вашите повратни информации кон презентираните примери наместо да наведувате многу грешки од минатото.
- Оставете ја личноста да одговори
Дозволете му на другата личност да објасни. Може да слушнете рационално објаснување за проблем што сте го протолкувале поинаку. Можете да вметнете дополнителни прашања за појаснување за да покажете дека сте ангажирани и заинтересирани.
- Понудете конкретни предлози или корекции
Можеби ќе биде корисно однапред да се испланираат кои решенија сакате да ги презентирате како дел од повратните информации. Бидете конкретни и понудете остварливи предлози со совети како да ги донесете. Дозволете другиот да предложи свој пристап.
- Понудете им помош и поддршка додека тие прават промени
Бидете охрабрувачки и охрабрете ја личноста да ги спроведе решенијата за кои зборувавте. Може да поставите краен рок, доколку тоа е соодветно, или да побарате од нив да се пријават кај вас во одредена временска рамка за следен состанок. Можете да ги натерате да се чувствуваат ценети и поддржани со тоа што ќе покажете дека разговорот за повратни информации не е единствениот момент кога тие можат да го привлечат вашето внимание.
Примери за конструктивна повратна информација
Еве неколку хипотетички примери каде што веројатно е оправдана конструктивна повратна информација и некои начини да помогнете да ги изразите вашите грижи:
Пример 1
Ситуација: Ацо често доцни на работа и поради тоа често го пропушта почетокот на дневниот утрински состанок. Не сака да го наруши состанокот, па воопшто не влегува.
Пример: „Ацо, го цениме твојот придонес на состаноците. Кога не си таму, ни недостасуваат твоите сознанија и се грижам дека тоа влијае на твоите односи со твоите соработници ако побараш од нив да го повторат она што го разговаравме. Дали има начин да помогнам да бидеш на време на работа?”
Пример 2
Ситуација: Ана е член на вашиот тим за планирање настани. Додека работите на важен настан, забележувате дека ниту една од нејзините завршени задачи не е внесена во споделената табела, па затоа не сте сигурни за нејзиниот напредок.
Пример: „Ана, забележав дека твоите завршени задачи не се во табелата. Знам дека работевте напорно, но не сум сигурен кои задачи се веќе завршени. Се прашував дали можеби имате некои технички проблеми со кои можам да помогнам?
Пример 3
Ситуација: Ваша задача е да испраќате промотивни материјали за продавачите на вашата компанија пред саемот. Еден од продавачите, Петар, често одолговлекува да ви ги достави материјалите навремено.
Пример: „Петар, не бев сигурен дали знаеш дека мојот оддел има годишен буџет за испорака. Кога треба да го забрзам превозот на тешки кутии, тоа чини повеќе отколку што компанијата сака да потрошам. Можеме ли да изработиме распоред за да ги добијам вашите барања за испорака понатаму пред вашите настани?
Комуникација беше и сеуште останува една од клучните вештини за личен и професионален развој. Се надеваме дека посочените примери барем за малку ќе придонесат за подобрување на комуникацијата и унапредување на вашето работење (работењето на вашата компанија).
Извор: https://www.indeed.com
